Obtener una mejor información sobre Exchange Online, con información

Una de las últimas tendencias en software de Microsoft es la inclusión de conocimientos. Los conocimientos son esencialmente solo una herramienta para obtener una mejor perspectiva sobre el estado de su organización. Algunas estadísticas están destinadas a los usuarios finales, mientras que otras están destinadas a los administradores. Existen conocimientos en el sistema operativo Windows Server, Microsoft 365 y en otros lugares. En este artículo, quiero mostrarle algunas de las ideas que están disponibles para Exchange Online.

Complemento de conocimientos de Exchange Online

El complemento de información, que forma parte de Exchange Online, envía mensajes de correo electrónico de MyAnalytics a sus usuarios. Estos mensajes de correo electrónico están diseñados para ayudar a los usuarios a descubrir cómo están gastando su tiempo y ayudar a los usuarios a encontrar tiempo para concentrarse en los proyectos que necesitan realizar. Por ejemplo, los usuarios pueden ver cuánto tiempo dedicó a las reuniones y cuánto tiempo estuvo disponible para concentrarse en su trabajo.

El complemento de información está habilitado de forma predeterminada, pero como administrador, tiene cierto control sobre él. Para configurar el complemento de información, abra el centro de administración de Exchange, expanda el contenedor Organización y luego haga clic en el contenedor Complementos, que se muestra en la figura siguiente.

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Para configurar el complemento de información, selecciónelo y luego haga clic en el icono de lápiz (Editar). Como puede ver en la figura siguiente, puede hacer que el complemento sea opcional y habilitarlo o deshabilitarlo de forma predeterminada. También tiene la opción de hacer que el complemento sea obligatorio. Si desea rechazar el uso del complemento, simplemente anule la selección de la casilla de verificación Hacer que este complemento esté disponible para los usuarios de su organización.

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Mapa de información sobre el flujo de correo

Microsoft también expone información de Exchange Online en forma de mapa de información de flujo de correo. Puede acceder al mapa de información del flujo de correo abriendo el Centro de cumplimiento y seguridad de Office 365, expandiendo la pestaña Flujo de correo y seleccionando la pestaña Panel. Puede ver cómo se ve esto en la figura siguiente.


El mapa de flujo de correo real es el gran cuadro azul que ve cerca de la parte superior de la captura de pantalla. Este mapa muestra la actividad del flujo de correo de ayer, pero puede usar las flechas de fecha para ver el flujo de correo de otros días.

Es cierto que el mapa de flujo de correo que se muestra en la captura de pantalla no es impresionante. Sin embargo, eso es solo porque tengo un entorno de Microsoft 365 extremadamente pequeño y simple. En un entorno más grande, este mapa le mostraría una representación gráfica del volumen de correo electrónico proveniente de Internet y sus socios. El gráfico también muestra cómo se entrega el correo a los clientes basados ​​en Internet, los clientes que residen en las instalaciones y los socios.

Lo que puede ser más útil que el gráfico en sí es la vista del informe. La vista de informe le permite ver qué dominios están enviando más correo a los destinatarios de su organización. Puede acceder a la vista del informe haciendo clic en el mapa de flujo de correo. Al hacerlo, verá inicialmente una versión más grande del mismo gráfico que se mostró en la pantalla del tablero. Para obtener la información del dominio del remitente, haga clic en el menú desplegable Descripción general y seleccione la opción Detalle, que se muestra en la figura siguiente. En este caso, tres dominios están enviando un volumen desproporcionado de correo a los destinatarios de mi organización.

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Si coloca el cursor sobre estos dominios, verá la cantidad real de mensajes, pero puede obtener información más detallada sobre los dominios enumerados y otros dominios que envían mensajes a los destinatarios de su organización haciendo clic en el icono Ver tabla de detalles. Puede ver el informe resultante a continuación.

Información sobre el flujo de correo

La tercera forma en que Exchange Online proporciona información es en forma de información sobre el flujo de correo. Para acceder a esta información, abra el centro de administración de Exchange y haga clic en la pestaña Información, como se muestra a continuación.

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Como puede ver en la captura de pantalla, la pantalla de información del flujo de correo puede terminar en blanco, pero si es así, eso es algo bueno. Esta pestaña solo se llena si hay problemas de flujo de correo que requieren su atención. Esto, por supuesto, plantea la pregunta de qué tipos de información sobre el flujo de correo puede esperar ver en esta pantalla.

Según Microsoft, hay cinco tipos diferentes de información sobre el flujo de correo.

El primer problema que se puede exponer a través de la información del flujo de correo es un bucle de correo electrónico. Pueden producirse bucles de correo. Hay algunos tipos diferentes de bucles de correo, pero un ejemplo es cuando un remitente envía un mensaje de correo electrónico a un destinatario que tiene habilitado un mensaje de fuera de la oficina. Si el mensaje de fuera de la oficina del remitente también está habilitado, entonces la respuesta de fuera de la oficina del destinatario puede hacer que el buzón del remitente también envíe una respuesta de fuera de la oficina, lo que da como resultado un bucle. Exchange Online puede informarle cuándo se han producido bucles de correo y la cantidad de mensajes involucrados.

La información sobre el flujo de correo también puede identificar situaciones en las que una regla de flujo de correo está tardando demasiado en procesarse. Esto puede suceder si una regla es demasiado compleja o si tiene demasiadas reglas.

Otra condición que puede identificar la información sobre el flujo de correo son los usuarios que reenvían mensajes a un nuevo dominio. Existen razones legítimas por las que un usuario puede reenviar un mensaje. Aún así, si un usuario de repente comienza a reenviar muchos mensajes a un dominio al que normalmente no se reenvían los mensajes, podría haber un problema. De manera similar, Exchange puede informarle si los nuevos usuarios comienzan a reenviar mensajes a dominios externos.

Finalmente, la información sobre el flujo de correo puede hacerle saber si su nombre de dominio está a punto de caducar. Este puede ser muy útil porque es fácil pasar por alto los correos electrónicos de renovación de dominio.

Exchange Online: vea más con información valiosa

Como puede ver, Exchange Online puede proporcionarle una serie de conocimientos diferentes. Esta información puede ayudarlo a tener una mejor idea de quién envía mensajes a su dominio y qué están haciendo los usuarios finales. Además, las estadísticas pueden ayudar a los usuarios a aprovechar mejor su tiempo.

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