Los 10 mejores consejos y trucos que debe conocer para Microsoft Office 365

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Microsoft 365 (Office 365) es un paquete basado en la nube ampliamente utilizado con más de un millón de empresas en todo el mundo que utilizan sus capacidades de producción. Para 2020, más de 700.000 empresas solo en los Estados Unidos utilizaban el software de la suite Office.

En la era actual de COVID-19, cada vez más trabajadores trabajan desde casa y las posibilidades de regresar pronto a la oficina son mínimas, si es que las hay. Las organizaciones y las empresas ahora están trabajando más duro para equipar completamente a sus empleados con las herramientas adecuadas que les permitan mantenerse productivos y cumplir incluso mientras trabajan de forma remota.

Una de las herramientas de productividad más buscadas es Microsoft Office 365. A continuación, se incluyen algunos consejos y trucos útiles y fáciles de seguir para ayudarlo a aprovechar al máximo Microsoft Office 365.

Mantente sincronizado con Office 365

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Al usar Office 365, parece que no podemos compartir y sincronizar el correo, el calendario y los elementos de contacto entre numerosas computadoras portátiles, computadoras de escritorio, tabletas o teléfonos, ya que podemos instalarlo en hasta cinco dispositivos diferentes.

Por otro lado, solo debería tomar unos segundos sincronizar un calendario de Office 365 con Outlook. Con esto, puede ver los calendarios de SharePoint y Outlook combinados en un solo lugar.

Cuando tiene empleados que operan desde diferentes ubicaciones, es probable que experimente otros formatos de documentos. Estas múltiples versiones pueden provocar ineficiencias en el rendimiento.

No importa si se trata de un proyecto individual o de un trabajo en grupo, las diferentes versiones del documento pueden generar estrés y confusión.

Optimice su correo electrónico

¿Sabías que todos los días se envían al menos 300 mil millones de correos electrónicos? La verdad es que a pesar de los avances en la tecnología móvil y las redes sociales, el marketing por correo electrónico sigue siendo una estrategia de comunicación B2B y B2C líder.

Hoy en día, es casi imposible no utilizar el correo electrónico como herramienta de comunicación porque pocos otros medios de comunicación ofrecen la misma velocidad, eficiencia, seguridad y economía.

Pero también es fácil quedarse atascado en el correo electrónico. Cuando su bandeja de entrada está constantemente llena, es más fácil perder el hilo de los mensajes importantes o responder con demasiada lentitud a problemas urgentes.

Búsqueda inteligente con búsqueda inteligente

Microsoft Office 365

Si está trabajando en un documento y desea obtener una plantilla o alguna información sobre algo, use Búsqueda inteligente para agregar esa dimensión adicional.

En Word, puede ubicar la búsqueda inteligente en la cinta de referencia en el grupo de investigación. Si está utilizando Office 365 en una Mac, también puede utilizar esta función de Smart Lookup, al igual que los usuarios de Windows.

Con Office 365, no tiene que abrir otra pestaña y buscar el significado de la historia.

Puede seleccionar la palabra, hacer clic derecho sobre ella y usar la función de búsqueda inteligente para encontrar el significado de la palabra sin salir del documento. Esta es solo otra de las muchas características que tienen como objetivo mejorar la productividad de Office 365.

Aumentar la seguridad

El nuevo Microsoft 365 tiene características especializadas diseñadas para cumplir con los crecientes requisitos de seguridad. Algunas de estas características incluirán factores de seguridad como la autenticación multifactor (MRI).

Esta función agrega más capas de seguridad a sus datos, por ejemplo, contraseña, junto con algo como datos biométricos o un escaneo de retina y contraseña.

Desde el panel centralizado, puede monitorear y mejorar la seguridad de sus identidades, datos, aplicaciones, dispositivos e infraestructura de Microsoft 365. Se le otorgan puntos por configurar las funciones de seguridad adecuadas y realizar tareas relacionadas con la seguridad, como ver informes.

Es posible que incluso deba abordar las recomendaciones cuando trabaje con una aplicación o software de terceros.

Colaboración perfecta

La colaboración siempre ha sido la base del crecimiento y la eficiencia organizacional. En pocas palabras, cuando compartimos ideas, conocimientos, pasión y habilidades, el resultado es mejor que si lo hiciéramos solos.

Las organizaciones con empleados que creen que están conectados con los miembros de su equipo y el lugar de trabajo también parecen tener mayores tasas de participación y retención, lo que genera una mayor productividad y ganancias.

Office 365 ofrece una variedad de herramientas de colaboración. Por ejemplo, cuando guarda su documento en OneDrive, lo guarda automáticamente en la nube, donde sus colegas tienen acceso a la última versión.

Por otro lado, la función de guardado automático permite que el software guarde los cambios que realice en el documento en tiempo real. La opción de compartir te ayuda a compartir el formulario con quien quieras.

Domina los atajos de teclado

La precisión es velocidad. Esto parece demasiado serio cuando se habla de algo que puede resultarle aburrido, como los accesos directos para usar en las versiones de Office 365 de Microsoft Word, Excel, Outlook, PowerPoint y Access.

Office 365 tiene varios accesos directos que puede usar para facilitar su trabajo. Por ejemplo, cuando trabaja en Excel, puede utilizar atajos de teclado para facilitar la navegación en la hoja de cálculo.

Puede probar los accesos directos de una aplicación de Office 365 a otra, y también puede funcionar allí. Hay cientos de atajos disponibles en la suite.

Usar la función de calendario

Microsoft Calendar está cambiando. Érase una vez, Office 365 fue un gigante corporativo que guió todos los aspectos de su vida laboral, y no tuvo más remedio que programar todas sus citas a través de Outlook.

Microsoft ofrece ahora versiones gratuitas de sus productos principales a través de Internet. Se centran en la marca tanto de estas versiones gratuitas como de su versión de suscriptor para empresas. Al mismo tiempo, Microsoft agregó funcionalidades que atraen particularmente a administradores y líderes empresariales.

Muchos de nosotros somos víctimas de recordatorios perdidos o tareas en la lista de tareas pendientes que han desaparecido entre un mar de otras tareas. El Calendario de Office 365 es una gran característica para asegurarse de que esto nunca vuelva a suceder.

Chatear con compañeros de trabajo

Microsoft Teams es un software de colaboración basado en la nube para el trabajo en equipo que forma parte del conjunto de aplicaciones de Office 365. Las competencias centrales de los equipos incluyen mensajería empresarial, llamadas, videoconferencias y uso compartido de archivos.

Los equipos le permiten asociarse rápidamente con personas dentro y fuera de su organización, chatear con otros para impulsar conversaciones rápidas e inclusivas, compartir coautores de documentos de forma segura y repetir proyectos.

Con Microsoft Teams, puede chatear con compañeros de trabajo individualmente o en un chat grupal.

Office 365 se integra con las aplicaciones de equipo de Microsoft. Los equipos son una bendición para los teletrabajadores porque vienen con la capacidad de chatear, chatear con audio o video y compartir pantallas con sus colegas.

Responda a los correos electrónicos de forma más rápida y sencilla

¿Sabías que con Office 365 puedes responder correos electrónicos sin abrirlos? Outlook Reading le permite ver el correo electrónico y enviar su respuesta en la ventana de Outlook.

A la gente le gusta posponer las cosas. Y cada vez que un correo electrónico largo llega a nuestras bandejas de entrada, esa es otra excusa para la postergación.

Es difícil enviar una respuesta rápida a un correo electrónico largo porque requiere tiempo para leer, digerir y responder. Además, la mayoría de los correos electrónicos largos incluyen múltiples preguntas o temas, lo que dificulta que el lector identifique lo que es importante en el mensaje. Esta confusión a menudo conduce a grandes retrasos.

Sea efectivo y envíe sus respuestas lo antes posible. Es profesional y fundamental para cualquier conversación que se esfuerce por convertirse en una conversación relacionada con el negocio en beneficio mutuo.

Haga una copia de seguridad de sus datos de Office 365

Microsoft no garantiza la recuperación completa y rápida de los datos de Office 365 eliminados o dañados. En resumen, Microsoft garantiza que no perderá sus datos. De todos modos, la empresa no ofrece ninguna garantía de devolución para usted.

Esta es la razón por la que la copia de seguridad de Office 365 de terceros es la mejor manera de protegerse contra la eliminación accidental o maliciosa de archivos, otros errores de usuario, ransomware y corrupción de datos.

Estas soluciones almacenan copias de seguridad independientemente de los servidores de Microsoft y permiten la recuperación granular de archivos, carpetas y aplicaciones de Office 365. Garantizan que pueda restaurar rápidamente y cumplir con los requisitos de retención de datos de Office 365.

Para aclarar, los datos de Office 365 son cruciales para cualquier empresa, por lo que debe considerar tener un proveedor externo para Copia de seguridad de Microsoft Office 365 ya que Microsoft no proporciona la copia de seguridad adecuada. El software de copia de seguridad Office 365 es la elección correcta para cualquier empresa.

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