Calendario de Microsoft 365: consejos y trucos para darle color a tu mundo

En Microsoft 365, tiene la capacidad de personalizar su calendario de varias formas, no solo con estilo, sino también con alertas, notificaciones, reservas y mucho más. Personalmente, me gusta codificar por colores mis artículos para saber qué se debe hacer durante el día o la noche.

Calendario de Microsoft 365: muchas opciones

Aquí hay una descripción general de alto nivel de lo que puede hacer, y luego tocaremos brevemente cada elemento:

  • Si trabajas con Una nota como hago mucho, puedes convertirlo en una tarea de Outlook.
  • Reserve reuniones desde su firma de correo electrónico.
  • Cree nuevas reuniones desde su escritorio en Windows 10.
  • Si administra varios calendarios, puede codificarlos con colores a todos.
  • Cambie su vista para trabajar con la semana actual en lugar de un mes o un día.
  • Cree reuniones directamente desde un hilo de correo electrónico.

Una nota

En OneNote (Windows), sea cual sea el texto que tenga, puede crear una tarea a partir de él simplemente seleccionando la pestaña Inicio en la parte superior y, en “Tareas de Outlook”, puede seleccionar una de las opciones que más le convengan.

Programación de reuniones

Calendario de Microsoft 365

¿Con qué frecuencia le preguntan, “¿Cuándo tiene tiempo” o “a qué hora está disponible” cuando la gente quiere concertar reuniones con usted? Probablemente suceda mucho en la semana. No mencionaré nombres de aplicaciones de terceros, ya que no se trata de una competencia para ver quién es mejor. Aún así, varias aplicaciones de terceros pueden conectarse a su calendario, y cualquiera puede simplemente hacer clic en un enlace en su firma de correo electrónico y seleccionar un día y una hora en los que puede reservar una reunión. Mucho más fácil que ir y venir para encontrar un espacio disponible.

Opciones de menú rápido

Si usa Outlook 2016 o 2019 como ejemplo, en lugar de abrirlo para ver la ventana maximizada, puede hacer clic con el botón derecho en el ícono de Outlook y simplemente puede crear varios elementos desde allí: Nuevo correo electrónico, Nueva cita, Nueva reunión, Nuevo contacto y Nueva tarea. Una buena forma de crear rápidamente un elemento de calendario desde su escritorio.

Calendarios codificados por colores

Utilizo calendarios para diferentes cosas, por lo que podría ser confuso; por eso necesito que sea más fácil saber de un vistazo lo que tengo que hacer ese día o esa semana. Si desea colorear sus diferentes calendarios, puede abrir la aplicación Outlook y en “Mis calendarios”, haga clic con el botón derecho en un calendario y, en las opciones del menú, elija el color y luego seleccione el color que prefiera. También puede hacer esto para cualquier otro calendario, por ejemplo, calendarios compartidos.

Si trabaja con un calendario de equipo, por ejemplo, o dice que es asistente personal de dos o tres directores, la codificación por colores facilita la gestión y la configuración de las tareas necesarias para ese director específico.

Vista de calendario

Calendario de Microsoft 365

Microsoft

¿Sabía que tiene varias opciones con las que trabajar cuando se trata de ver su calendario u otros? Ellos son:

  • 1 día: Muestra el calendario de hoy.
  • Hoy: Igual que 1 día.
  • Próximos 7 días: Muestra los calendarios de los próximos siete días.
  • Semana de trabajo: Muestra un calendario de lunes a viernes. Esto se puede cambiar a cualquier configuración de cinco días.
  • Semana: Muestra una semana completa, incluidos los sábados y domingos.
  • Mes: Muestra el mes actual.
  • Vista de programación.

La mayoría de ellos se explican por sí mismos, pero quiero llamar su atención sobre el último elemento, Vista de programación. Si selecciona cuatro calendarios compartidos, incluido el suyo, la vista cambia a Vista de programación y muestra elementos en una fila durante una semana en lugar de mostrar los elementos horizontalmente. Para un asistente personal o un líder de equipo, la opción Vista de programación podría funcionar mejor que el resto, ya que no tendría que cambiar de calendario.

Solicitudes de reunión directamente desde un hilo de correo electrónico

Crear una convocatoria de reunión a partir de un correo electrónico es mucho más fácil que intentar copiar y pegar la información, ¿verdad? Si abre un correo electrónico, tendrá las siguientes opciones:

  • Respuesta
  • Responder a todos
  • Hacia adelante
  • Responder con reunión
  • Otras opciones

Responder con reunión abrirá una nueva convocatoria de reunión con toda la conversación en el correo electrónico. Desde aquí, incluso puede cambiarlo para que sea una reunión de Microsoft Teams y hacer que todos estén en una llamada en lugar de recibir correos electrónicos. Es una forma inteligente de hacer las cosas.

Estas son solo algunas de las cosas que puede hacer. Y con muchas aplicaciones de terceros disponibles, puede personalizar aún más sus calendarios. Tal vez sea un requisito comercial, especialmente con el personal de soporte técnico, tener ese enlace en su correo electrónico para que puedan reservarse para reuniones en lugar de tener que responder a los correos electrónicos cuando estén disponibles.

Lo anterior se aplica al calendario en las cuentas locales de Microsoft 365 y Exchange. Desde Outlook en la Web (OWA), puede establecer temas y puede codificar con colores los calendarios, al igual que la experiencia de escritorio completa, y también puede codificar con colores sus tareas.

Imagen destacada: Pixabay


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